Estudio de Métodos, como Mejorar la Productividad

Introducción al estudio de métodos

El estudio de métodos es una técnica que forma parte del estudio del trabajo, junto con la medición del trabajo. El estudio del trabajo es una disciplina que busca optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y técnicos en cualquier tipo de organización, con el fin de aumentar la productividad, la calidad y la eficiencia.

El estudio de métodos se enfoca en el análisis y la mejora de los métodos y procesos utilizados para realizar las actividades de un trabajo. Un método es la forma de hacer algo, es decir, la secuencia de operaciones, movimientos y acciones que se llevan a cabo para lograr un objetivo. Un proceso es el conjunto de métodos que se aplican para transformar unas entradas en unas salidas, es decir, para generar un producto o servicio.

El objetivo del estudio de métodos es encontrar la forma más fácil, rápida y económica de hacer un trabajo, eliminando o reduciendo los tiempos, movimientos y recursos innecesarios o improductivos. De esta manera, se logra aumentar la productividad, es decir, la cantidad y calidad de los productos o servicios que se obtienen por unidad de tiempo, con el menor costo posible.

El estudio de métodos se basa en el registro y el examen crítico sistemático de los métodos existentes y proyectados, utilizando diversas herramientas gráficas y estadísticas. A partir de este análisis, se proponen e implementan los métodos más adecuados, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, económicos y humanos.

El estudio de métodos se puede aplicar a cualquier tipo de trabajo, desde la fabricación hasta la atención médica, la educación y más. Sin embargo, es especialmente útil en aquellos trabajos que presentan alguna de las siguientes características:

• Operaciones con una alta proporción de causas-consecuencias, es decir, que una pequeña mejora en una parte del proceso puede tener un gran impacto en el resultado final.
• Cuellos de botella que ralentizan la producción, es decir, que una operación tiene una capacidad menor que las demás y limita el flujo de trabajo.
• Actividades muy repetitivas y que involucran mucho personal, es decir, que se realizan muchas veces al día y requieren de una gran cantidad de mano de obra.
• Transporte de material por largas distancias, es decir, que se incurre en un alto costo de tiempo y dinero por el desplazamiento de los insumos o los productos.

En este artículo, se explicará cómo se realiza el estudio de métodos en ocho etapas, y qué herramientas se utilizan en cada una de ellas.

Etapas del estudio de métodos

El estudio de métodos sigue un procedimiento sistemático que se divide en ocho etapas, las cuales son:

1. Seleccionar el trabajo a ser estudiado.
2. Registrar toda la información referente al método actual.
3. Examinar críticamente lo registrado.
4. Idear el método propuesto.
5. Definir el método propuesto.
6. Implantar el método propuesto.
7. Mantener el método propuesto.
8. Evaluar el método propuesto.

A continuación, se describirá cada una de estas etapas con más detalle.

Etapa 1: Seleccionar el trabajo a ser estudiado

La primera etapa consiste en elegir el trabajo que se va a analizar y mejorar, teniendo en cuenta las consideraciones económicas, técnicas y humanas.

Las consideraciones económicas se refieren al impacto financiero que tendrá el estudio de métodos, tanto en términos de costos como de beneficios. Se debe estimar el costo de realizar el estudio, el costo de implementar el método propuesto, y el beneficio que se obtendrá por el aumento de la productividad. Se debe seleccionar el trabajo que tenga el mayor retorno de la inversión, es decir, que el beneficio sea mayor que el costo.

Las consideraciones técnicas se refieren a la factibilidad y la conveniencia de realizar el estudio de métodos, teniendo en cuenta los aspectos operativos, logísticos y de seguridad. Se debe evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios, como el personal, el equipo, el espacio y el tiempo. Se debe seleccionar el trabajo que tenga el menor riesgo y la mayor facilidad de ejecución.

Las consideraciones humanas se refieren a la aceptación y la participación de las personas involucradas en el estudio de métodos, tanto los trabajadores como los supervisores y los clientes. Se debe tener en cuenta la actitud, la motivación, la capacitación y la comunicación de los actores. Se debe seleccionar el trabajo que tenga el mayor apoyo y el menor conflicto.

Etapa 2: Registrar toda la información referente al método actual

La segunda etapa consiste en recopilar y documentar toda la información relevante sobre el método actual, es decir, el que se está utilizando para realizar el trabajo. Esta información incluye los datos cuantitativos y cualitativos, como el tiempo, el costo, la calidad, el flujo, los movimientos, las acciones, las herramientas, los materiales, las máquinas, las personas, las condiciones de trabajo, etc.

Para registrar esta información, se utilizan diversas herramientas gráficas y estadísticas, como los diagramas, las hojas de análisis, las tablas, los gráficos, las fotografías, los videos, etc. Estas herramientas permiten visualizar, organizar y sintetizar la información de forma clara y precisa.

Algunas de las herramientas más utilizadas son:

• Diagrama de proceso: Es una representación gráfica de las operaciones, inspecciones, transportes, almacenamientos y demoras que se realizan en un proceso. Se utiliza para identificar las actividades que agregan o no valor al producto o servicio, y para detectar los problemas o las oportunidades de mejora. Existen tres tipos de diagramas de proceso: el sinóptico, el analítico y el de recorrido.
• Diagrama de operación: Es una representación gráfica de los movimientos y acciones que realiza el trabajador o la máquina para ejecutar una operación. Se utiliza para analizar la secuencia, la duración y la eficiencia de los movimientos y acciones, y para proponer formas de simplificarlos o eliminarlos. Existen dos tipos de diagramas de operación: el bimanual y el de actividad múltiple.
• Hoja de análisis de operaciones: Es una herramienta estadística que registra los datos cuantitativos y cualitativos de una operación, como el tiempo, el costo, la calidad, las herramientas, los materiales, las máquinas, las personas, las condiciones de trabajo, etc. Se utiliza para calcular los indicadores de desempeño y para comparar el método actual con el propuesto.

Etapa 3: Examinar críticamente lo registrado

La tercera etapa consiste en evaluar y criticar el método actual, basándose en la información registrada en la etapa anterior. El objetivo es identificar las causas de los tiempos, movimientos y recursos innecesarios o improductivos, y plantear las posibles soluciones o alternativas.

Para examinar críticamente el método actual, se utiliza la técnica del interrogatorio, que consiste en formular una serie de preguntas sobre cada aspecto del método, como el propósito, el lugar, la secuencia, el material, la persona, el equipo, el movimiento, etc. Estas preguntas se pueden clasificar en dos grupos: las preguntas preliminares y las preguntas de fondo.

Las preguntas preliminares son aquellas que se hacen para comprender el método actual, y se responden con los hechos o los datos registrados. Algunos ejemplos de estas preguntas son:

• ¿Qué se hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Dónde se hace?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Por qué se hace?

Las preguntas de fondo son aquellas que se hacen para cuestionar el método actual, y se responden con las opiniones o las sugerencias de mejora. Algunos ejemplos de estas preguntas son:

• ¿Se puede eliminar?
• ¿Se puede combinar?
• ¿Se puede cambiar?
• ¿Se puede simplificar?
• ¿Se puede reducir?
• ¿Se puede mejorar?

Etapa 4: Idear el método propuesto

La cuarta etapa consiste en diseñar y formular el método propuesto, es decir, el que se pretende utilizar para realizar el trabajo. El método propuesto debe ser el resultado de aplicar las soluciones o alternativas planteadas en la etapa anterior, teniendo en cuenta los principios de la economía de movimientos.

Los principios de la economía de movimientos son unas pautas generales que buscan reducir el esfuerzo, el tiempo y la fatiga de los trabajadores, mediante la simplificación y la optimización de los movimientos y acciones que realizan. Estos principios se pueden clasificar en tres grupos: los que se aplican al uso del cuerpo humano, los que se aplican al diseño del lugar de trabajo y los que se aplican al diseño de las herramientas y el equipo.

Algunos ejemplos de estos principios son:

• Usar las dos manos de forma simultánea y equilibrada, evitando los movimientos cruzados o contrarios.
• Reducir el alcance y el recorrido de los brazos y las manos, colocando los materiales y las herramientas cerca del punto de uso.
• Evitar los movimientos innecesarios o ineficientes, como los giros, las inclinaciones, las vueltas o los cambios de dirección.
• Aprovechar el impulso y la gravedad para facilitar los movimientos, evitando los frenos o las resistencias.
• Mantener una postura cómoda y ergonómica, evitando las tensiones o las lesiones musculares o articulares.
• Adaptar el tamaño, la forma, el peso y el color de las herramientas y el equipo a las características y necesidades de los trabajadores, facilitando su manejo y su identificación.

Para idear el método propuesto, se pueden utilizar diversas técnicas de creatividad, como el brainstorming, el diagrama de afinidad, el análisis morfológico, el método SCAMPER, etc. Estas técnicas permiten generar y evaluar múltiples ideas, buscando la innovación y la originalidad.

Etapa 5: Definir el método propuesto

La quinta etapa consiste en describir y documentar el método propuesto, utilizando las mismas herramientas que se usaron para registrar el método actual, pero con las modificaciones y mejoras correspondientes. Esto permite comparar el método actual con el propuesto, y verificar los beneficios esperados.

Para definir el método propuesto, se deben utilizar las mismas herramientas que se usaron para registrar el método actual, como el diagrama de proceso, el diagrama de operación y la hoja de análisis de operaciones, pero con las modificaciones y mejoras correspondientes. Esto permite visualizar, organizar y sintetizar la información del método propuesto, y facilitar su comprensión y comunicación.

Además, se deben calcular los indicadores de desempeño del método propuesto, como el tiempo, el costo, la calidad, la productividad, la eficiencia, etc. Estos indicadores permiten comparar el método actual con el propuesto, y verificar los beneficios esperados. Para calcular estos indicadores, se pueden utilizar diversas herramientas estadísticas, como el análisis de varianza, el análisis de regresión, el análisis de sensibilidad, etc.

Etapa 6: Implantar el método propuesto

La sexta etapa consiste en poner en práctica el método propuesto, realizando las acciones necesarias para su implementación y seguimiento. Esta etapa requiere de una buena planificación, coordinación y comunicación, para lograr la aceptación y la participación de todos los involucrados.

Para implantar el método propuesto, se deben realizar las siguientes acciones:

• Preparar el plan de implantación, que incluya los objetivos, las actividades, los responsables, los recursos, los plazos, los riesgos y los criterios de evaluación del método propuesto.
• Capacitar al personal, tanto a los trabajadores como a los supervisores, sobre el método propuesto, explicando sus ventajas, sus procedimientos, sus normas y sus indicadores.
• Realizar las pruebas piloto, que consisten en aplicar el método propuesto en una muestra representativa del trabajo, para verificar su funcionamiento, su efectividad y su seguridad, y para detectar y corregir los posibles errores o inconvenientes.
• Hacer los ajustes necesarios, que consisten en modificar el método propuesto, según los resultados y las observaciones de las pruebas piloto, para mejorar su desempeño y su aceptación.
• Extender el método propuesto, que consiste en aplicar el método propuesto en todo el trabajo, una vez se hayan realizado las pruebas piloto y los ajustes necesarios, y se haya obtenido la aprobación de los responsables y el consenso de los trabajadores.

Etapa 7: Mantener el método propuesto

La séptima etapa consiste en asegurar la continuidad y la estabilidad del método propuesto, realizando las acciones necesarias para su control y mejora. Esta etapa requiere de un compromiso y una responsabilidad permanentes, para evitar el deterioro o el abandono del método propuesto.

Para mantener el método propuesto, se deben realizar las siguientes acciones:

• Establecer los mecanismos de control, que consisten en definir y aplicar los instrumentos y los procedimientos para verificar el cumplimiento y el desempeño del método propuesto, como las auditorías, las inspecciones, los reportes, los indicadores, etc.
• Evaluar los resultados, que consisten en medir y analizar el impacto y la efectividad del método propuesto, en términos de tiempo, costo, calidad, productividad, eficiencia, etc., y compararlos con los objetivos y las expectativas planteadas.
• Reconocer y recompensar el desempeño, que consisten en valorar y premiar el esfuerzo y la contribución de los trabajadores y los supervisores al éxito del método propuesto, mediante elogios, incentivos, ascensos, etc.
• Identificar y solucionar los problemas, que consisten en detectar y corregir las desviaciones, las fallas, las quejas o las sugerencias que se presenten en la aplicación del método propuesto, mediante la investigación, la acción correctiva y la retroalimentación.
• Proponer y aplicar las mejoras, que consisten en buscar y aprovechar las oportunidades de optimización o innovación que se presenten en el método propuesto, mediante la creatividad, la experimentación y el aprendizaje.

Etapa 8: Evaluar el método propuesto

La octava y última etapa consiste en hacer un balance y una reflexión sobre el proceso y el resultado del estudio de métodos, realizando las acciones necesarias para su difusión y su documentación. Esta etapa requiere de una visión crítica y constructiva, para extraer las lecciones y las recomendaciones del estudio de métodos.

Para evaluar el método propuesto, se deben realizar las siguientes acciones:

• Elaborar el informe final, que consista en un documento que resuma y detalle el proceso y el resultado del estudio de métodos, incluyendo los objetivos, las actividades, los métodos, los indicadores, los beneficios, los problemas, las soluciones, las mejoras, las lecciones y las recomendaciones.
• Presentar el informe final, que consista en una exposición oral y visual que comunique y explique el proceso y el resultado del estudio de métodos, dirigida a los responsables, los trabajadores, los clientes y los interesados, buscando su retroalimentación y su reconocimiento.
• Archivar el informe final, que consista en guardar y organizar el documento y los anexos del estudio de métodos, en un formato físico y digital, para facilitar su consulta y su actualización.
• Compartir el informe final, que consista en difundir y socializar el documento y los anexos del estudio de métodos, en diferentes medios y plataformas, para promover su conocimiento y su replicación.

Conclusión

El estudio de métodos es una herramienta para mejorar la productividad, la calidad y la eficiencia de cualquier tipo de trabajo, mediante el análisis y la mejora de los métodos y procesos utilizados para realizar las actividades. El estudio de métodos se realiza en ocho etapas, que son: seleccionar, registrar, examinar, idear, definir, implantar, mantener y evaluar el método propuesto. El estudio de métodos se basa en el uso de diversas herramientas gráficas, estadísticas y creativas, que permiten visualizar, organizar, sintetizar, comparar, calcular, generar y evaluar la información del método actual y el propuesto. El estudio de métodos requiere de una buena planificación, coordinación y comunicación, para lograr la aceptación y la participación de todos los involucrados.